По современным оценкам, сотрудники компаний считают около 2/3 проведенных встреч малоэффективными, а около 37,5 % встреч оцениваются, как «неудачные и не стоящие затраченного времени». Основной причиной такого положения дел называются плохое планирование и неудовлетворительная организация.
Между тем, сотрудники многих компаний регулярно сталкиваются с необходимости проводить как, плановые, так и рабочие встречи внутри небольших команд, часто с подключением удаленных собеседников. И здесь возможность оперативно подключать к совместной работе личные мобильные устройства, оснащенность таких переговорных комнат для эффективного взаимодействия — выходят на первый план.
BYOD — система для совместной работы
Традиционный формат проведения встреч был построен по системе «докладчик — слушатели». Даже изменившиеся реалии, когда стало нужным одновременное использование материалов нескольких участников, мало что могли изменить. Это объяснялось необходимостью решения целого ряда технических проблем перед проведением встречи: нужно как-то подключать мобильные устройства участников, искать подходящие шнуры, пытаться согласовать для совместной работы разнородные мобильные устройства. Прибавьте к этому еще тот фактор, что встречи проходят в разных помещениях, с разной технической оснащенностью.
Причем, текущее положение вещей требует, чтобы такая со настройка осуществлялась по беспроводному принципу.
Беспроводная система BYOD позволяет участникам встречи выводить на большой общий экран информацию со своего гаджета, демонстрировать презентации, легко переключаться между различными компьютерными платформами в любом переговорном пространстве.
Отличительные особенности применения BYOD для переговорных
Западные исследования говорят о том, что к 2020 году существенно возрастет доля удаленных сотрудников в штатах компаний (по некоторым оценкам, так будет работать каждый третий). Современная система совместной работы позволит не присутствовать всем в одном офисе, а решать рабочие вопросы выходя на связь дистанционно, в общем информационном пространстве; свободно общаться и обмениваться рабочими материалами в режиме онлайн.
Надежная и защищенная сетевая инфраструктура компании
Чтобы BYOD компании работала эффективно и надежно, необходимо обеспечить устойчивую сетевую инфраструктуру: сотрудники должны иметь возможность свободно подключаться как к проводной, так и к беспроводной сети (или использовать обе сети одновременно), обеспечивая при этом конфиденциальность передачи данных.
Простота и эффективность используемого оборудования BYOD
Беспроводное оборудование, позволяющее организовать совместную работу, должно быть простым в настройке и применении. Пользователь должен иметь возможность войти в переговорную комнату и сразу начать работу, свободно подключившись к общему видеоэкрану, без каких-либо дополнительных действий или ограничений, не проводя сложных предварительных настроек или привлекая дополнительное дорогостоящее оборудование.
Система бронирования для переговорных комнат
В крупных и динамично развивающихся компаниях случается так, что периодически срываются так необходимые на текущий момент рабочие встречи или совещания по причине отсутствия свободного помещения или неразберихи с их использованием.
По этой причине, использование современных систем бронирования становится все более востребованным. Управляющие панели системы бронирования помещений все чаще можно встретить на входе переговорных или конференц-залов.
Требования к современной системе бронирования
Интеграция с онлайн-календарями электронной почты
Система бронирования помещений должна полностью интегрироваться с онлайн-календарями электронной почты для обновления в реальном времени информации о занятости помещений, исключения ошибок двойного бронирования.
С помощью сенсорной панели можно легко и быстро зарезервировать помещение, а также продлить бронирование или отменить его.
Функцией бронирования переговорной комнаты можно также управлять с компьютера, планшета или смартфона.
Функционал управляющей панели системы бронирования
Управляющая панель системы бронирования переговорной комнаты должна отражать статус помещения в текущий момент (занято/свободно), показывать расписание бронирования, предоставлять возможность забронировать помещение на нужное время.
Программная совместимость системы бронирования с различными календарями электронной почты
Система бронирования должна быть совместима с различными календарями электронной почты, используемыми разными пользователями (Outlook, Microsoft Office 365, Microsoft Exchange Server, Google Apps и др.).